От бумажного журнала к странице онлайн-записи: как совершить переход

Если бумажный журнал записи до сих пор лежит у вас на стойке, вы не одиноки. У журнала есть реальные достоинства: он не зависает, у него не садится батарея, и никто не берёт за него ежемесячную плату. Но у него есть издержка, которую он сам показать не может, и появляется она обычно ровно в тот момент, когда звонит телефон.

Во что на самом деле обходится бумажный журнал

Представьте картину: у вас в руке фен, у клиентки волосы уложены наполовину, и звонит телефон. Вариантов три. Вы не берёте трубку, и звонящий набирает следующий салон. Вы бросаете работу и отвечаете, а человек в кресле ждёт. Или вы что-то черкаете в журнале рукой в перчатке и вечером не можете это разобрать.

Звонки после закрытия не фиксируются вообще. А ведь именно в эти часы люди и думают о записи: работа закончена, ужин съеден, телефон в руке. Вы не знаете, сколько записей теряете, пока закрыты, потому что нельзя сосчитать то, что до вас не дошло.

Есть ещё двойные записи. Вписать два имени в одно и то же время проще, чем кажется, особенно если в журнал пишут два разных человека или если запись, принятая по телефону, ждёт, чтобы её потом перенесли.

Всё это сводится к одному: пустой час не возвращается. В этом бизнесе вы на самом деле продаёте время. Кресло, мастера и часы этого дня. Если во вторник в два часа никто не пришёл, вы не продадите этот час дважды на следующей неделе. Поэтому надёжность записи важнее всего, что лежит в кассе.

Что такое страница онлайн-записи на самом деле

Уберём частую путаницу: речь не о мобильном приложении. Клиенту не нужно ничего скачивать, регистрироваться или придумывать пароль. У вашего салона появляется веб-адрес. Вы размещаете его в профиле Instagram, в бизнес-профиле WhatsApp и в карточке Google. Клиент открывает ссылку, выбирает услугу, выбирает мастера, выбирает одно из свободных окон, вводит имя и телефон, и на этом всё.

В LionaTab эта страница работает на турецком, английском, русском и арабском. Для каждого салона эта деталь не критична, но если вы работаете там, где много иностранных клиентов, возможность записаться на своём языке напрямую превращается в записи. Цвет страницы можно выбрать из восьми готовых тем под фирменный стиль салона.

Три настройки, которые нужно сделать правильно до перехода

Польза от онлайн-записи целиком зависит от того, насколько верно введены три вещи. Если сделать это наспех, система создаст вам больше работы, чем журнал.

1. Услуги и их реальная длительность. Пишите, сколько услуга занимает на самом деле, а не сколько должна занимать. Если стрижка идёт сорок минут, не пишите тридцать. Система рассчитывает свободные окна по этим значениям; занизите их — и получите задержку, которая копится в течение дня. Учитывайте и время на уборку и подготовку.

2. Мастера и кто что делает. Заведите каждого мастера отдельно и отметьте, какие услуги он оказывает. Тогда запись на кератин не попадёт к тому, кто кератин не делает. А клиент при желании сразу выберет своего мастера — в салонах это гораздо более значимый выбор, чем принято думать.

3. График работы. Открытие, закрытие, выходные, обед. Каждое свободное окно, которое показывает система, — это обязательство: когда клиент его выбрал, салон должен быть открыт.

Настроить эти три вещи как следует займёт у вас примерно час. Взамен вы перестанете вести по телефону поштучные разговоры в духе «это время занято, а как насчёт этого».

Куда попадает запись?

Запись со страницы попадает в календарь панели и сначала уходит в список ожидающих подтверждения. То есть открытая страница записи не означает потерю контроля. Вы смотрите на запись и подтверждаете её, если она вам подходит. Именно на этом этапе клиенту автоматически уходит письмо-подтверждение.

Будем честны, потому что вокруг этого много раздутых обещаний: письмо-подтверждение — действительно работающая функция, и уходит оно в момент подтверждения. Но запланированных сообщений вроде «напомнить за день до визита» в LionaTab нет. Пишем об этом прямо, потому что худший сюрприз владельцы салонов получают именно от систем, которые обещают напоминания и не отправляют их: человек уверен, что сообщение ушло, и не звонит клиенту. Если напоминаете вы сами, делайте это, понимая, что это делаете вы.

Записи можно смотреть по дням и по неделям и менять их статус: ожидает, подтверждена, выполнена. Выполненные записи попадают в карточку клиента. Так что через полгода ответ на вопрос «что она делала в прошлый раз» будет в карточке клиента, а не на старых страницах журнала.

Как пережить переходный период

Не выбрасывайте журнал за одну ночь. На практике работает такая последовательность:

• Первую неделю пишите и в журнал, и в панель. На закрытии сверяйте; если что-то не сходится, вы увидите, откуда это взялось.
• Разместите ссылку на запись в шапке профиля Instagram и в бизнес-профиле WhatsApp. Начните говорить звонящим: «давайте отправлю вам ссылку, выберете удобное время».
• Записи по телефону вносите в панель сами. Не давите на клиентов, привычка меняется сама.
• В конце второй недели закройте журнал. Если не закрыть, то в первый же день, когда две записи разойдутся, вы перестанете доверять обеим.

Если филиалов несколько

Каждый филиал заводится отдельно, со своими мастерами, услугами и графиком. В панели вы переключаетесь между филиалами. Есть и сравнительный отчёт, где филиалы стоят рядом: сколько записей, как распределилась выручка, какими были расходы. Когда это видно на одном экране, спор «почему этот филиал отстаёт» ведётся цифрами, а не ощущениями.

Итог

Переход на онлайн-запись не приведёт волшебным образом больше клиентов. Он делает вещь скромнее, но надёжнее: не даёт терять тот спрос, который у вас уже есть. Принимает запись, пришедшую в нерабочее время, не допускает наложений и фиксирует, кто и когда приходил. Именно этого бумажный журнал никогда не умел.