Randevu Defterinden Online Randevu Sayfasına: Geçişi Nasıl Yaparsınız?

Salonunuzda randevu defteri hâlâ tezgahın üstünde duruyorsa yalnız değilsiniz. Defterin savunulacak tarafları var: bozulmaz, şarjı bitmez, kimse size aylık ücret kesmez. Ama defterin göremediği bir maliyet var ve o maliyet genellikle telefon çaldığı anda ortaya çıkar.

Defterin size neye mal olduğu

Sahneyi düşünün: elinizde fön makinesi, koltuktaki müşterinin saçı yarım, telefon çalıyor. Üç ihtimaliniz var. Ya açmazsınız, arayan kişi bir sonraki salonu arar. Ya işi bırakıp açarsınız, koltuktaki müşteri bekler. Ya da eldivenli elle deftere bir şeyler karalarsınız ve akşam o yazının ne olduğunu çıkaramazsınız.

Kepenk indikten sonra gelen aramalar ise hiç kayda geçmez. Oysa insanların randevu almayı düşündüğü saatler tam olarak o saatlerdir: işten çıkmış, akşam yemeğini yemiş, telefonu eline almış. Kapalıyken kaçırdığınız randevuların sayısını bilmiyorsunuz, çünkü kaçırdığınız şeyi sayamazsınız.

Bir de çakışma meselesi var. Aynı saate iki isim yazmak defterde tahmin ettiğinizden kolaydır. Özellikle deftere iki farklı kişi yazıyorsa ya da telefonda alınan bir randevu "sonra geçiririm" diye bekletiliyorsa.

Bunların hepsi tek bir yerde birleşiyor: boş kalan bir saat geri gelmez. Salon işletmeciliğinde sattığınız şey aslında zamandır. Koltuk, personel ve o günün saatleri. Salı günü saat ikide kimse gelmediyse o saati ertesi hafta iki kere satamazsınız. Bu yüzden randevu kaydının güvenilir olması, kasadaki her şeyden önce gelir.

Online randevu sayfası tam olarak nedir?

Kafa karışıklığı olmasın: burada bahsettiğimiz şey bir mobil uygulama değil. Müşterinizin telefonuna bir şey indirmesi, üye olması, şifre belirlemesi gerekmiyor. Salonunuza ait bir web adresi oluyor. O adresi Instagram profilinize, WhatsApp işletme profilinize, Google işletme kaydınıza koyuyorsunuz. Müşteri linke dokunuyor, hizmeti seçiyor, personeli seçiyor, açık olan saatlerden birini seçiyor, adını ve telefonunu yazıyor, iş bitiyor.

LionaTab tarafında bu sayfa Türkçe, İngilizce, Rusça ve Arapça çalışıyor. Bu detay her salon için kritik değil, ama Antalya, Alanya, İstanbul gibi yabancı müşterinin yoğun olduğu yerlerde çalışıyorsanız insanın kendi dilinde randevu alabilmesi doğrudan randevuya dönüşür. Sayfanın rengini de sekiz hazır tema arasından salonunuzun kimliğine uyacak şekilde seçebiliyorsunuz.

Geçişten önce doğru yapmanız gereken üç ayar

Online randevunun işe yaraması, arkasındaki üç bilginin doğru girilmiş olmasına bağlı. Burayı baştan savarsanız sistem size defterden daha çok iş çıkarır.

1. Hizmetler ve gerçek süreleri. Her hizmetin gerçekte ne kadar sürdüğünü yazın, ne kadar sürmesi gerektiğini değil. Saç kesimi kırk dakika sürüyorsa otuz yazmayın. Sistem boş saatleri bu sürelere göre hesaplar; süreyi kısa yazarsanız gün içinde birike birike büyüyen bir gecikme üretirsiniz. Temizlik ve hazırlık payını da sürenin içine katın.

2. Personel ve kimin neyi yaptığı. Her personeli ayrı tanımlayın ve hangi hizmetleri verdiğini işaretleyin. Böylece keratin randevusu keratin yapmayan kişiye düşmez. Müşteri de isterse doğrudan çalıştığı kişiyi seçer. Bu, salonlarda düşünülenden çok daha belirleyici bir tercihtir.

3. Çalışma saatleri. Açılış, kapanış, tatil günü, öğle arası. Sistemin gösterdiği her boş saat bir taahhüttür; müşteri o saati seçtiğinde salonun açık olması gerekir.

Bu üç ayarı bir kere düzgün yapmak muhtemelen bir saatinizi alır. Karşılığında, telefonda tek tek yaptığınız "o saat dolu, şuna ne dersiniz" konuşmalarının büyük kısmından kurtulursunuz.

Gelen randevu nereye düşer?

Sayfadan gelen randevu panelin takvimine düşer ve önce onay bekleyenler listesine girer. Yani sayfayı açık bırakmak kontrolü elden bırakmak demek değil. Randevuya bakarsınız, uygunsa onaylarsınız. Müşteriye onay e-postası tam bu aşamada otomatik gider.

Burada dürüst olalım, çünkü bu konuda çok abartılı vaat dolaşıyor: bu onay e-postası gerçekten çalışan bir özelliktir ve randevuyu onayladığınız anda gider. Buna karşılık "randevudan bir gün önce hatırlatma gönder" gibi zamanlanmış mesajlar LionaTab'da yoktur. Bunu açıkça yazıyoruz, çünkü hatırlatma vaat edip aslında göndermeyen sistemlerde salon sahipleri en kötü sürprizi yaşıyor: mesaj gittiğini sanıp müşteriyi hiç aramıyorlar. Hatırlatmayı kendiniz yapacaksanız, yaptığınızı bilerek yapın.

Takvimde randevuları günlük ve haftalık görebilir, durumlarını beklemede, onaylandı ve tamamlandı olarak değiştirebilirsiniz. Tamamlanan randevular müşteri kaydına işlenir. Böylece altı ay sonra "bu hanım en son ne yaptırmıştı" sorusunun cevabı defterin eski sayfalarında değil, müşterinin kartında olur.

Geçiş dönemini nasıl yönetirsiniz?

Defteri bir gecede çöpe atmayın. Pratikte işe yarayan sıra şu:

• İlk hafta hem deftere hem panele yazın. Akşam kapanışta ikisini karşılaştırın; tutmayan bir şey varsa nereden kaynaklandığını görürsünüz.
• Randevu linkini Instagram biyografinize ve WhatsApp işletme profilinize koyun. Telefonla arayanlara "size linki atayım, oradan istediğiniz saati seçin" demeye başlayın.
• Telefonla gelen randevuları siz panele girin. Müşteriyi zorlamayın, alışkanlık kendiliğinden değişir.
• İkinci haftanın sonunda defteri kapatın. Kapatmazsanız, iki kayıt birbirini tutmadığı ilk gün ikisine de güvenemez hale gelirsiniz.

Birden fazla şubeniz varsa

Her şube kendi personeli, hizmetleri ve çalışma saatleriyle ayrı tanımlanır. Panelde şubeler arasında geçiş yaparsınız. Ayrıca şubeleri yan yana koyan bir karşılaştırma raporu var: hangi şubede kaç randevu alınmış, ciro nasıl dağılmış, gider ne olmuş. Bunu tek ekranda görmek "bu şube neden geride kaldı" tartışmasını hisle değil rakamla yapmanızı sağlar.

Son söz

Online randevuya geçmek sihirli bir şekilde daha çok müşteri getirmez. Yaptığı iş daha mütevazı ama daha sağlamdır: elinizde zaten olan talebi kaçırmamanızı sağlar. Kapalıyken gelen randevuyu alır, çakışmayı engeller, kimin ne zaman geldiğini kaydeder. Defterin yapamadığı da tam olarak buydu.