Taksitli Satış ve Kalan Borç Takibi: Kimin Ne Kadar Borcu Olduğunu Bilmek

Keratin bakımı, lazer epilasyon paketi, saç kaynağı. Bu işlemlerin ilk ortak yanı fiyatlarının yüksek olması. İkinci ortak yanı ise şu: müşteri parayı çoğu zaman tek seferde vermez. "Şimdi yarısını vereyim, gerisini gelecek ay" konuşması her salonda geçer ve geçmesinde bir sakınca da yoktur. Sorun konuşmada değil, konuşmadan sonra ne olduğundadır.

Kayda geçmeyen alacak, alacak değildir

Taksitli satışın klasik seyri şöyledir. İşlem yapılır, bir miktar para alınır, kalanı için "gelecek ay hallederiz" denir. O an herkes iyi niyetlidir. Sonra araya altı hafta girer.

Altı hafta sonra elinizde şunlar olmaz: ne kadar alındığı, ne kadar kaldığı, kalanın hangi tarihte ödeneceği, kimin bu konuşmayı yaptığı. Müşteriye sormak zorunda kalırsınız. Sormak zorunda kalmak ise iki kötü sonuç doğurur. Birincisi, müşteri hatırlamıyorsa ya da farklı hatırlıyorsa tartışma çıkar ve o tartışmayı kazansanız bile müşteriyi kaybedersiniz. İkincisi, çoğu salon sahibi bu tartışmayı göze alamadığı için hiç sormaz. Alacak yazılmaz, silinmez, sadece sessizce unutulur.

Bu sessiz kayıp, salonların cirosuyla kârı arasındaki farkın en çok görmezden gelinen sebebidir. Ay sonunda kasa dolu görünür ama para yoktur, çünkü paranın bir kısmı hâlâ müşterilerin cebindedir ve nerede olduğunu kimse bilmemektedir.

Taksit planını en baştan kurmak

Buradaki çözüm karmaşık değil: alacağı, doğduğu anda kayda geçirmek. LionaTab'da randevuya taksit planı bağlarsınız. Toplam tutarı girersiniz, varsa alınan peşinatı yazarsınız, kalanı kaç takside böleceğinizi seçersiniz. Hazır seçenekler 2, 3, 4, 6, 9 ve 12 taksittir. Sistem taksit tutarlarını ve vade tarihlerini çıkarır.

Bunun asıl faydası hesap yapmak değil, hesabın yazılı olmasıdır. Kim, ne için, ne kadar borçlu ve ne zaman ödeyecek. Bu dört bilgi bir yerde durduğu anda konu tartışmadan çıkar ve takibe girer.

Planı kurarken üç şeye dikkat edin:

• Vade tarihini müşterinin maaş gününe yakın seçin. Ayın 5'i ile 10'u arası, ayın 25'ine göre çok daha yüksek tahsilat verir. Bu küçük ayrıntı, kovalamanın yarısını ortadan kaldırır.
• Peşinatı gerçekten alın. Peşinatsız taksit planı, taksit planı değil temennidir. Alınan peşinat aynı zamanda müşterinin işlemi ciddiye aldığının göstergesidir.
• Planı müşterinin yanında kurun. Ekranı ona gösterin, tutarları ve tarihleri birlikte okuyun. Sonradan çıkacak "ben öyle anlamamıştım" konuşmasının önüne geçmenin en ucuz yolu budur.

Alacaklar sayfası: tek ekranda kim ne kadar borçlu

Planlar kurulduktan sonra Alacaklar sayfası, o zamana kadar hiç sahip olmadığınız bir manzarayı verir. Toplam ne kadar alacağınız olduğunu, bunun ne kadarının vadesi geçmiş olduğunu, bu ay ne tahsil etmeniz gerektiğini ve bugüne kadar ne tahsil ettiğinizi tek ekranda görürsünüz.

Vadesi geçmiş alacakların ayrı görünmesi burada en kritik başlıktır. Çünkü bir alacağın tahsil edilme ihtimali zamanla azalır. İki hafta gecikmiş bir taksit hâlâ rahatlıkla konuşulabilir bir şeydir; sekiz ay gecikmiş bir taksit artık bağış sayılır. Listeye haftada bir bakmak ile hiç bakmamak arasındaki fark, tam olarak bu ihtimalin farkıdır.

Ödeme geldiğinde taksiti ödendi olarak işaretlersiniz ve tutar gelir kaydına düşer. Yani tahsilat takibi ile muhasebe ayrı iki defter olmaz, aynı kayıttan beslenir.

Tahsilat tek başına yetmiyor: gelir ve gider birlikte

Alacaklarını takip eden ama giderini bilmeyen bir salon, hikâyenin yarısını okumuş olur. Panelde gelir ve gider kalemlerini kategorileriyle birlikte kaydedersiniz: kira, personel, ürün alımı, elektrik, reklam. Raporlar bölümü bunları aylık olarak toplar.

Burada salon sahiplerinin en sık gördüğü sürpriz ürün maliyetidir. Boya, oksidan, keratin, tek kullanımlık malzeme. Bunlar tek tek küçük olduğu için akılda "önemsiz" diye durur, ama ay sonunda toplandığında çoğu salonda kiradan sonraki en büyük ikinci kalemdir. Kaydetmeye başlamadan bunu göremezsiniz.

İkinci sürpriz genellikle şudur: en çok ciro yapan hizmet, en çok kâr bırakan hizmet değildir. Malzemesi pahalı ve süresi uzun bir işlem, koltuğu üç saat işgal edip yanında iki kısa işlemi kaçırıyor olabilir. Gelir ile giderin aynı yerde durması, bu soruyu sormanızı mümkün kılar.

Birden fazla şubeniz varsa şubeleri karşılaştıran rapor da aynı mantıkla çalışır: randevu sayısı, ciro, gider ve net rakam şube şube yan yana durur.

Dürüst bölüm: LionaTab neyi yapmaz?

Bu konuda yanlış beklentiyle başlamak, sistemin tamamına güveni bozar. Açık olalım:

• LionaTab para tahsil etmez. Kredi kartı çekmez, online ödeme almaz, link göndermez. Parayı siz alırsınız; sistem alınan ve kalan tutarı kaydeder.
• Otomatik borç hatırlatma mesajı göndermez. Ne SMS ne WhatsApp. Vadesi gelen taksit listede görünür, ama müşteriyi arayacak olan sizsiniz.
• Sadakat puanı, hediye çeki ya da kapora gibi bir yapı da yoktur.

Yani sistem sizin yerinize tahsil etmez. Yaptığı şey daha temel ve açıkçası daha önemli: neyin tahsil edilmediğini size unutturmaz.

Haftada on dakikalık rutin

Bu işin çalışması için gereken disiplin şaşırtıcı derecede küçüktür. Haftada bir sabit gün belirleyin, tercihen haftanın sakin bir günü:

1. Alacaklar sayfasını açın, vadesi geçmiş taksitlere bakın.
2. En eski üçünü arayın. Hepsini değil, en eski üçünü. Yapılabilir olması, yapılmasından daha önemlidir.
3. Konuşmanın sonucunu not olarak yazın: yeni tarih verdi, ödedi, ulaşılamadı.
4. Ay sonunda geliri ve gideri kapatın.

On dakika. Bunu üç ay sürdüren bir salon, yılın sonunda alacaklarının ne kadarının tahsil edildiğini tahmin ederek değil bilerek söyler. Nakit akışını yönetmek zaten büyük ölçüde bundan ibarettir: parayı görünür kılmak, sonra da görünen paranın üstüne gitmek.